База данных
База данных - Определенным образом организованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области, предназначенная для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.
База данных Access состоит из объектов.
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.
Запросы служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.
Формы служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.
Отчеты служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.
Также, есть в таблицах есть поля, у которых есть разные свойства:
Размер поля - задание максимального размера для данных, хранящихся в поле с типом данных "Текстовый", "Числовой" или "Счетчик".
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.
Запросы служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.
Формы служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.
Отчеты служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.
Также, есть в таблицах есть поля, у которых есть разные свойства:
Размер поля - задание максимального размера для данных, хранящихся в поле с типом данных "Текстовый", "Числовой" или "Счетчик".
Формат поля - настройка отображения поля по умолчанию на экране и при печати.
Число десятичных знаков - задание числа десятичных знаков, используемых при отображении чисел.
Новые значения - указывает, какие значения присваиваются полю "Счетчик" при добавлении новой записи.
Маска ввода - символы редактирования, определяющие способы ввода данных.
Подпись - текст, отображаемый по умолчанию в качестве подписи в формах, отчетах и запросах.
Значение по умолчанию - значение, автоматически назначаемое полю при добавлении новой записи.
Условие на значение - выражение, значение которого должно быть истинно при добавлении или изменении значения поля.
Текст для проверки - текст, появляющийся при вводе значения, при котором нарушается условие, указанное в поле Условие на значение.
Обязательное поле - указывает, должно ли это поле содержать значение в каждой записи.
Пустые строки - разрешает ввод строки нулевой длины в текстовое поле и в поле МЕМО.
Кнопка "Открыть" - открывает ранее созданный файл с базой данных.
Кнопка "Конструктор"- позволяет создать базу данных в режиме "Конструктор".
Кнопка "Создать" - позволяет начать создание новой базы данных.
Программный модуль "Мастер" позволяет легко создать базу данных по пунктам, которые предлагаются программой.
Этапы создания Базы данных:
1 этап. Постановка задачи.
2 этап. Анализ объекта.
3 этап. Синтез модели.
4 этап. Выбор способов представления информации и программного обеспечения.
5 этап. Синтез компьютерной модели объекта.
6 этап. Работа с созданной базой данных.
Запустить Access( программное обеспечения для создания и работы с базой данных) можно несколькими способами:
- Пуск => Программы => Microsoft Office =>Microsoft Access;
- Если на экране находится панель Microsoft Office , то достаточно нажать кнопку, соответствующую Access.
- Нажать кнопку Microsoft Office
, а затем выбрать команду "Создать".
- В поле "Имя файла" следует ввести имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкнуть значок папки для выбора нужной папки.
- Нажать кнопку "Создать"
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
Чтобы создать новую форму с помощью инструмента
"Разделенная форма", в области навигации нужно щелкнуть таблицу или запрос с
нужными данными, а затем на вкладке "Создать" нажмите кнопку "Другие формы" и выберите пункт "Разделенная форма".
Access создаст форму, которую можно изменять по своему усмотрению.
Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в
соответствии с данными.Настроить форму можно с помощью конструктора.
В режиме конструктора используются следующие способы настройки формы:
Источник записей - смена таблиц или запросов, на основе которых создаются формы.
Контроль за действиями пользователей и помощь им - существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой.
Окно формы - имеется возможность добавить или удалить кнопки "Развернуть" и "Свернуть", контекстные меню и другие элементы окна формы.
Разделы - в форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати.
Элементы управления и подчиненные формы - можно перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.
Контроль за действиями пользователей и помощь им - существует возможность определить свойства формы, позволяющие или запрещающие пользователям добавлять, удалять или изменять записи, выводящиеся в форме. Можно также добавить в форму собственный файл справки, помогающий пользователям работать с формой.
Окно формы - имеется возможность добавить или удалить кнопки "Развернуть" и "Свернуть", контекстные меню и другие элементы окна формы.
Разделы - в форме имеется возможность добавлять, удалять, скрывать или изменять размеры заголовка, примечание и области данных. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид формы на экране и при печати.
Элементы управления и подчиненные формы - можно перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.
Сортировка таблицы, запроса или формы
- Нужно указать поля для сортировки. Чтобы выполнить сортировку по двум или более полям, нужно указать, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки.
- Щелкнуть правой кнопкой мыши столбец или элемент управления, соответствующий внутреннему полю, и выбрать одну из команд сортировки. Команды зависят от типа данных, содержащихся в выбранном поле.
1.Числовой, Денежный, Счетчик
2. Текстовый, Поле MEMO, Гиперссылка
3. Логический
4. Дата/время
Отбор данных с помощью фильтра в режиме таблицы.
- Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы.
3.Установите флажки, соответствующие элементам, которые нужно отобразить, и снимите флажки элементов, которые необходимо скрыть.
1.Щелкнуть правой кнопкой ячейку, содержащую значение, которое необходимо отобразить, и выберите в контекстном меню команду "Фильтр по выделенному".
Информация получена с сайта: http://office.microsoft.com/ru-ru/
